NOMINA Y COMPENSACIONES SEGUNDA SEMANA

Procedimientos para corrección de no conformidades.

A través de su Capítulo 8 "Medición, análisis y mejora", la Norma Internacional ISO 9001:2008 promueve la oportuna detección y disposición de las no conformidades, con la finalidad de identificar, segregar y tomar una disposición de productos no conformes y de este modo evitar su uso no intencionado.

Pero es en una etapa posterior cuando el tratamiento adecuado de las no conformidades se transforma en un importante elemento para el desarrollo de las organizaciones, ya que apoyan el aprendizaje y proporcionan datos para las actividades de análisis y de mejora.

Respuesta adecuada ante una no conformidad

La respuesta adecuada de la organización ante una no conformidad debe comprender tres partes:

• Análisis de la causa
• Corrección
• Acción correctiva

En función del tipo de producto o situación de la no conformidad, es posible efectuar en primer lugar una corrección y posteriormente analizar la causa. Sin embargo, las tres partes para resolver una no conformidad son las mismas en cada caso.

Otra norma de la familia 9000, la ISO 9000:2005 - Fundamentos y vocabulario para los sistemas de Gestión de la Calidad, establece las siguientes definiciones relacionadas a la conformidad del producto o servicio:

• No conformidad: no cumplimiento a un requisito
• Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
• Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable

Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad. La "corrección" es una acción que se adopta para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente, etc.

La Acción Correctiva

En cambio, la "acción correctiva" no puede ser tomada antes de hacer una determinación de lacausa de la no conformidad. Para desarrollar este análisis, existen muchos métodos y herramientas disponibles, desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas como análisis de causas raíz, diagramas Ishikawa o de espina de pescado, los cinco porqué, etc.

La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a una organización a identificar y minimizar no conformidades similares en otras áreas.

Una manera de establecer un tratamiento de No Conformidades adecuado, consiste en verificar que el mismo contenga los siguientes elementos:

• Acciones a tomar claras y concisas
• Descripciones de acciones completas y con referencias a documentos si es apropiado
• Fecha de terminación de las acciones correctivas
• Evidencia acerca de la realización y eficacia de la acción correctiva

Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organización, conforman un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realización de importantes mejoras, como en el ejemplo (1) mostrado a continuación:

En este caso, para la mejora de los procesos, incluido el de Planeación Estratégica, la organización utiliza una metodología de gerenciamiento basada en el ciclo PHVA o de mejoramiento continuo, donde tiene un rol fundamental el tratamiento dado a las no conformidades.

 Oportunidad del trámite de no conformidades
Hay a menudo confusión acerca de las diferencias entre los términos Por ejemplo: corrección, acción correctiva y acción preventiva (por favor refiérase a la NC ISO 9000:2005 para sus definiciones formales), y también en relación a las actividades de una organización en relación a cada una de ellas.

La NC-ISO 9001:2001 exige que la organización tenga un procedimiento documentado para la acción preventiva.

Nota: Se acepta en un solo procedimiento documentado para el SGC la combinación del procedimiento de acción correctiva y el de acción preventiva, pero no se recomienda. Si estos procedimientos se combinan, es importante verificar que la organización entiende claramente la diferencia entre la acción correctiva y la acción preventiva. La Norma requiere este procedimiento documentado para incluir:

Cómo la organización determina las no conformidades potenciales y sus causas.

Los ejemplos típicos incluyen:

• El análisis de la tendencia para el proceso y las características del producto (salida del proceso de análisis de datos). Una tendencia del empeoramiento podría indicar que si ninguna acción se toma, una no conformidad podría ocurrir.
• Las alarmas en el proceso para proporcionar advertencia de acercarse a una condición "fuera-de-control".
• Controlando la percepción del cliente, a través de sistemas de retroalimentación formales o informales.
• El análisis de tendencias en la capacidad del proceso, usando técnicas estadísticas.
• El análisis de modo y efecto de la falla para los procesos y productos.
• La evaluación de las no conformidades que han ocurrido en circunstancias similares, pero para otros productos, procesos u otras partes de la organización, o incluso en otras organizaciones.
• A través de la planificación de actividades para ambas situaciones predecibles (ej. Debido a la expansión, mantenimiento o cambios de personal –
• la NC ISO 9001, Cláusula 5.4.2b) y para las situaciones impredecibles (ej. que ocurre problemas naturales como huracanes, intensas lluvias, inundaciones, etc.)
• Una evaluación de la necesidad para la acción preventiva.

Los métodos usados en la evaluación podrían incluir:

• El enfoque del análisis de riesgo
• El análisis de modalidad y efecto de falla, como se mencionó anteriormente en el punto (a).

(Nota: ninguno de estos enfoques específicos o metodologías son requisitos de la NC ISO 9001:2001.)
Cómo la organización determina qué acción se requiere, y cómo se lleva a cabo.

• La organización ha analizado las causas de las no conformidades potenciales (el uso de diagramas de causa y efecto y otras herramientas de la calidad que puedan ser apropiadas para esto).
• Las acciones requeridas se despliegan en todas las partes pertinentes de la organización, y de una manera oportuna.
• Hay definiciones claras de las responsabilidades para la identificación, evaluación, aplicación y revisión de acciones preventivas

Una revisión de las acciones preventivas realizadas

Hay a menudo una discusión significante "filosófica" entre el auditor y la organización en relación a donde la acción correctiva termina, y donde la acción preventiva comienza. Por ejemplo, si una no conformidad se detecta en el proceso "A", se toman acciones preventivas para evitar futuras no conformidades en los procesos "B", "C" y "D", o simplemente dentro del alcance de las acciones correctivas tomadas para el proceso "A".

En esta presentación observamos las partes de la nomina, formato PILA y plazos para pagos de aportes, espero se ha de su agrado.

Calidad: La calidad está relacionada con las percepciones de cada individuo para comparar una cosa con cualquier otra de su misma especie, y diversos factores como la cultura, el producto o servicio, las necesidades y las expectativas influyen directamente en esta definición. La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas o explícitas, un cumplimiento de requisitos.

Segun ISO 9000:

producto: resultado de un proceso

proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas

procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

En otras palabras: Un proceso transforma unas entradas (insumos) en unas salidas (productos) mediante unas actividades que están documentadas en unos procedimientos.

Existen cuatro categorías genéricas de productos:

·         servicios (por ejemplo, transporte)

·         software (por ejemplo, programas de computador, diccionario)

·         hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor)

·         materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

La mayoría de los productos contienen elementos que pertenecen a las diferentes categorías genéricas de producto.

La denominación del producto en cada caso depende del elemento dominante. Por ejemplo, el producto ofrecido "automóvil" está compuesto por hardware (por ejemplo, las ruedas), materiales procesados (por ejemplo, combustible, líquido refrigerante), software (por ejemplo, los programas informáticos de control del motor, el manual del conductor), y el servicio (por ejemplo, las explicaciones relativas a su funcionamiento proporcionadas por el vendedor).

·         Un servicio es el resultado de llevar a cabo al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible.

La prestación de un servicio puede implicar, por ejemplo:

·         una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el cliente (por ejemplo, reparación de un automóvil)

·         una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente (por ejemplo, la declaración de impuestos)

·         la entrega de un producto intangible (por ejemplo, la transmisión de conocimiento)

·         la creación de una ambientación para el cliente (por ejemplo, en hoteles y restaurantes).

·         El software consiste de información y generalmente es intangible; puede presentarse bajo la forma de propuestas, transacciones o procedimientos.

·         El hardware es generalmente tangible y su cantidad es una característica contable.

·         Los materiales procesados generalmente son tangibles y su cantidad es una característica continua.

·         El hardware y los materiales procesados frecuentemente son denominados como bienes.

·         Las entradas para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

·         Los procedimientos pueden estar documentados o no.

Los formatos de control de novedades hacen referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

No conformidad: Según la norma ISO 9000:2005 una No Conformidad es un incumplimiento de un requisito del sistema, sea este especificado o no. Se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria.

Pueden ser de dos tipos:

• No conformidad mayor: ausencia o fallo en implantar y mantener uno o más requisitos del sistema de gestión de la calidad, o una situación que pudiera, basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable sobre la calidad de lo que la organización está suministrando. Las entidades certificadoras no pueden conceder el certificado mientras exista una no conformidad mayor.
• No conformidad menor (o solamente no conformidad): es una no conformidad detectada, que por sus características no llega a la gravedad de la anterior.

Las organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación.

Para eliminar las causas de no conformidades se toman acciones correctivas, en el caso de que la no conformidad sea potencial se llevarán a cabo acciones preventivas.

Tratamiento de las no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas

La norma exige que se redacten procedimientos para las acciones correctivas y para las acciones preventivas. Es aconsejable que ambos procedimientos separados, para asi poder discernir mejor la diferencia entre acción correctiva y acción preventiva.

Procedimiento para el control y registro de no conformidades.

Cuando se detecta una no conformidad, se debe llevar a cabo la corrección del fallo y analizar la causa del mismo, a continuación tiene que registrarse documentalmente,  para lo cual el procedimiento de no conformidades, contiene el diseño de un documento destinado a éste fín.

Las no conformidades deben quedar registradas en un documento numerado y fechado en el día en que se cumplimenta.

La numeración debe contemplar las diferente tipologías de fallos y asimismo debe identificar los diferentes procesos. No obstante los tipos y procesos a los que corresponda la No Conformidad pueden identificarse de cualquier otra forma en el formulario.

El documento para registrar la No Conformidad, deberá contener los siguientes datos y requisitos:

Momento en que se detecta la No Conformidad (fecha e incluso hora).

Descripción de la no conformidad: debe ser detallada, clara, concisa y corta, incluyendo lo que ha pasado, medido, etc, la fecha y lo que la norma establece como requisito. Es algo tan simple como indicar exactamente cuál es el requisito a cumplir según la Norma, cual es el dato real y la fecha en que se ha producido.

Explicación de la No Conformidad. Es decir, una declaración escrita de la No Conformidad. Se debe explicar cuál ha sido el motivo o la causa que supuestamente ha dado lugar al incumplimiento del requisito.

Medida correctiva propuesta: Exponer que medida tomar ante el incumplimiento que se ha detectado.
Fecha en que se pone en marcha la medida correctiva, plazo de tiempo que deberá pasar para comporbar  si la corrección propuesta ha dado resultado,verificaciòn y firma por el responsable, de revisar si la medida correctiva propuesta ha dado resultado.

Cierre de la No Conformidad: Una vez se ha verificado y confirmado que la acción correctiva ha sido la correcta, se procede al cierre de la no conformidad, por el responsable en cuestión, mediante su firma y con indicación de la fecha de cierre.

Medida preventiva: Acción que se realiza para evitar que se produzca una no conformidad potencial u otra causa no deseable. Debe controlarse igualmente, fecha en que se propone, fecha de implantación, verificación, cierre.

Ejemplo de medida preventiva. En un determinado proceso tenemos tres máquinas iguales y con antigüedades similares. Se produce una no conformidad por un fallo debido a un componente en la maquina A, hay que cambiarlo. Una medida preventiva sería la revisión del mismo componente y posible cambio en las máquinas B y C. Con ésta medida esperamos evitar una No Conformidad potencial de iguales características a causa del mismo fallo en las máquinas B y C.

En este link aparece las partes de la nomina, devengados, deducidos, provisiones y apropiaciones, formato PILA, y plazos y procedimientos para pagos de aportes.

 http://es.slideshare.net/magnoliacifuentes/joana-cifuentes-blog-3-58920544.

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN, REFERENTE A PORCENTAJES, CONCEPTOS Y FORMULARIOS CON LA BASE DE LIQUIDACIÓN DE ACUERDO A NORMAS LEGALES

El sistema toma los conceptos fijos a liquidar en cada periodo, las novedades como horas extras, incapacidades, y préstamos a descontar. Cada concepto debe ir acompañado de una formulación, con lo cual se garantiza la adaptación segura de cualquier tipo de pago o deducción de los empleados. El sistema abarca desde el inicio hasta la finalización del contrato de trabajo de un empleado liquidándole todos los valores de ley de las legislación Colombiana, como cesantías, vacaciones, parafiscales,  cesantías, retenciones, etc. Se omitirán muchos procesos para efectos de hacerlo practico y didáctico.